Privacy verklaring

Doel

Persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Ledenadministratie
• Financiële administratie
• Versturen van nieuwsbrieven, e-mails en/of berichten
• Aanvragen van subsidies bij gemeenten

Voor de bovenstaande doelstellingen verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adresgegevens
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Een totaaloverzicht staat in het document ‘Verwerkingsregister’.

Rechtmatigheid

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt:

• na uitdrukkelijke en vastgelegde toestemming van betrokkene
• op basis van uitvoering van een overeenkomst
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Verstrekking aan derden

De gegevens verstrekken wij aan derde partijen enkel en alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Hiervoor wordt uitdrukkelijk toestemming van de betrokkene gevraagd. Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerker overeenkomst hebben afgesloten. Verder zullen we de persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Bewaartermijn

De vereniging IDH Schuldhulp bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. De volgende termijnen worden gehanteerd na afloop overeenkomst, contract of afronding hulptraject:

Betrokkene	Bewaartermijn	Opmerking
Medewerker inhuur contract	2 jaren	Wet Rijksblastingen
Debiteuren en crediteuren	7 jaren	Wet Rijksblastingen
Vrijwilligers (bestuur, coördinator, maatjes)	2 jaren
Hulpvragers(na afronden hulptraject)	2-3 jaren
Sollicitanten	4 weken of na toestemming maximaal 1 jaar

Beveiliging

Technisch

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze apparaten en systemen waarmee persoonsgegevens verwerkt worden
• E-mail mag enkel online door IDH Schuldhulp bestuursleden en -coördinatoren op kantoorcomputers geopend worden (downloaden op privé smartphone en computer zijn niet toegestaan)
• Online formulieren op de website die persoonsgegevens bevatten kunnen alleen verstuurd worden wanneer betrokkene actief aangevinkt heeft toestemming te geven
• Documenten die persoonsgegevens, zoals voortgangsrapportages bevatten worden bewaard in een afgesloten kast enkel toegankelijk voor de maatjes en eventueel de coördinatoren
• De IDH Schuldhulp bestuursleden die de AGV regels hanteren t.b.v. het jaarverslag zonder dat daarin persoonsgegevens worden verwerkt

Oranisatorisch

• Alle personen die namens de IDH Schuldhulp kennis kunnen nemen van persoonsgegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We testen en evalueren onze maatregelen.
• Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en wonen jaarlijks een informatiesessie bij

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die de organisatie van hen heeft. Tevens kunnen zij bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, of een deel hiervan door ons. Zij kunnen dit aangeven persoonlijk, per mail, schriftelijk en telefonisch. Ook hebben zij het recht de door hen verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan hen zelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Vooraf wordt gevraagd om legitimatie om vast te stellen of het daadwerkelijk om betrokkene gaat. Gegevens worden overgedragen doormiddel van een Pdf-bestand.

Communicatie

Betrokkenen worden geïnformeerd over welke gegevens verwerkt worden, voor welk doel en over zijn/haar rechten zowel mondeling bij aangaan van de overeenkomst als schriftelijk in een overeenkomst. In een toestemmingsformulier wordt expliciet vermeld op welke gegevens de toestemming betrekking heeft voor welke doeleinden.

De wijze waarop IDH Schuldhulp is beschreven in onderliggend document en wordt op aanvraag verstrekt. Daarnaast is er een privacy statement gepubliceerd op onze website. Door middel van de website, informatiefolder, diaconieën en gemeentelijke sociaal domeinloketten, communiceren wij hoe betrokkenen contact op kunnen nemen wanneer zij aanspraak willen maken op hun rechten of een klacht willen indienen met betrekking tot hun persoonsgegevens.